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La necesidad

El área de compras de TERPEL estaba en búsqueda de una solución que le permitiera automatizar sus procesos y brindar al cliente interno un servicio ágil y de calidad.

GATTTACA automatizo para TERPEL sus 6 procesos principales con base en las siguientes necesidad:

    • Necesitamos identificar el total de actividades  que se ejecutan en los procesos de compras.
    • Necesitamos identificar los responsables de la ejecución de cada una de las  actividades.
    • Queremos conocer el estado del proceso en tiempo real.
    • Asegurar el cumplimiento de la oferta de valor del área de compras al cliente interno en oportunidad y calidad.
    • Mejorar los canales de comunicación entre compras y las demás áreas de la organización.
    • Eliminar reprocesos de replica de información en aplicaciones de apoyo de la operación.
    • Ofrecer al cliente interno una herramienta que permita monitorear las solicitudes radicadas al área de compras.

La solución

  1. GATTACA  y TERPEL realizaron una primera etapa de proyecto enfocada en el entendimiento y contextualización de la operación con el fin de identificar el total de actividades que se realizaban, las características de cada una de ellas y las necesidades puntuales a abordar. Con base en esta información iniciamos la etapa de diseño de los procesos a operar, diseño que contemplo un equipo interdisciplinario compuesto por: consultores, arquitectos, ingenieros de desarrollo, analista de procesos, analista de calidad y un director de proyectos.
  2. Se automatizaron 6 procesos: Solicitud de pedido, Automatización de compras mayores, Formalización, Registro de soportes de la formalización, Creación y actualización de materiales y servicios y Creación y actualización de Proveedores.
  3. Los procesos se gestiona a través de un único front: BIZAGI y este orquesta las actividades que se realizan en los demás sistemas de la organización con el fin de suministrar al proceso información requerida para su gestión y registrar data en estos sistemas para la gestión de procesos de otras áreas.
  4. Gattaca como aliado estratégico de la solución, soporta desde Junio de 2017 la plataforma con el fin de garantizar continuidad y enfocar los esfuerzos para lograr una gestión eficiente y continua de la plataforma.

Beneficios

Dentro de los principales beneficios que trajo esta solución a TERPEL se encuentran:

  1. Creación de un formulario inteligente que a través de la respuesta a preguntas claves es capaz de identificar el tipo de solicitud de pedido a radicar y anticipa controles para radicación de la solicitud en el ERP de TERPEL.
  2. Automatización de actividades manuales realizadas en el ERP, Sistema de gestión de contratos y sistema de gestión de proveedores.
  3. El área de compras logro empoderar a sus clientes internos la responsabilidad de una radicación de solicitudes de compra  para que contaran con toda la información y documentación requerida según el tipo de solicitud, evitando reprocesos.
  4. Automatización de la encuesta de satisfacción para medir la calidad del servicio ofrecido al cliente interno en sus procesos de compra. La encuesta se diseño de tal forma que pudiera ser administrable y configurable en tiempo real por el administrador del proceso.
  5. Mediante la implementación de reglas de negocio para la asignación de actividades se logro el perfilamiento de cada uno de los roles con el fin de especializar a los colaboradores en la atención por tipos de solicitud de pedido.
  6. Reemplazo del diligenciamiento de documentos físicos por plantillas autogeneradas por BIZAGI durante la ejecución del procesos.
  7. Identificación del 100 % de actividades que ejecuta el área de compras y que no eran visibles ante sus clientes internos.
  8. Seguimiento a la trazabilidad del proceso en tiempo real por medio del uso de los reportes nativos de BIZAGI y de las consultas diseñadas por GATTACA para tal fin.

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